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DICAS PARA UMA BOA REUNIÃO DE TRABALHO

Cansado de reuniões chatas, demoradas e improdutivas? Siga nossas dicas e você vai encontrar a solução para esse problema.

Pense assim: por qual motivo as empresas costumam fazer reuniões? Bom, no geral, elas são destinadas aos momentos que demandam aumentar a produtividade e a eficiência na empresa. E, por essa importância, muitas pessoas buscam por dicas para uma boa reunião de trabalho, que realmente traga resultados.

Quando todos estão na mesma sintonia e conscientes do que deve ser feito, até mesmo as tarefas mais desafiadoras podem ser concluídas. Então, as reuniões são sim um componente importante para o trabalho em equipe de qualquer organização.

O objetivo central das reuniões, sejam on-line ou presenciais, continua com o mesmo foco: comunicar com clareza a todos participantes da reunião alguma informação relevante, ou solicitar a realização de um projeto, ou ainda a solução de um problema, para que se possam tomar decisões que levem sua organização adiante.

Mas a rotina de trabalho que vivemos hoje é outra. Nos encontramos presos a reuniões improdutivas, semana após semana. É por isso que preparamos uma lista com 5 dicas para uma boa reunião de trabalho.

5 DICAS PARA UMA REUNIÃO DE TRABALHO TRAZER RESULTADOS E NÃO AMOLAÇÃO
1- Mantenha sempre o foco

A primeira das dicas para uma boa reunião de trabalho não poderia ser diferente: mantenha o foco na proposta da reunião. Se afastar durante sua fala do assunto em questão nas reuniões é altamente perigoso.

Embora a narração de histórias (também chamada de storytelling) possa ser de grande ajuda, exagerar nessa fuga pode afetar negativamente a duração da reunião e fazer com que alguns participantes percam o interesse. Por esta razão, é mais aconselhável guiar a reunião de acordo com os tópicos definidos.

Mas não é só contando histórias que se pode perder o foco da reunião. Há também a perda de foco ao falar sobre algo que está de fato na agenda. Alguns pontos podem resultar em muita discussão de um assunto em particular. E é seu trabalho fazer todos voltarem para o que é realmente importante, tomando as rédeas de reunião, de forma suave, é claro.

2- TRABALHE SEMPRE A EMPATIA

No dicionário, a palavra empatia mostra que ela é a capacidade de se colocar no lugar do outro e sentir as mesmas emoções, ideias e aprendizados que ele.

E já por essa definição podemos identificar que uma das boas dicas para uma boa reunião de trabalho funcionar é trabalhar a empatia.

Nesse caso, a empatia pode beneficiar as duas partes. Tanto a sua, que realiza a reunião e precisa identificar o que o público presente está sentindo em relação a ela, e também da ótica deles, que devem se colocar no seu lugar para entender bem aquilo que você está transmitindo.

“Interpretar cuidadosamente as pessoas também nos ajuda a entender os maiores conflitos dentro do grupo, muitas vezes ocultos”, escreve Annie McKee, autora do livro How to be happy at work, para o Harvard Business Review.

Isso mostra que essa pode ser também uma ferramenta importante para além da reunião de trabalho. Fazer dinâmicas que provoquem as pessoas a entenderem e praticarem a empatia pode ser um grande diferencial para o seu negócio.

3- Tenha sempre um espaço para perguntas

A sessão de perguntas e respostas é frequentemente deixada para o final de uma reunião, ficando com apenas alguns minutos para ela. No entanto, esse tempo é tão importante quanto o resto da reunião.

E é por isso que você deve atentar bem para essa que é mais uma das dicas para uma boa reunião de trabalho dar certo.

Para garantir o engajamento dos participantes, considere estender a sessão de perguntas e respostas por um período um pouco maior, mas bem controlado. Você pode até considerar mudar o formato geral, com uma pequena introdução na reunião, seguida por um período de perguntas e respostas mais longo.

Dependendo do tipo de reunião, isso pode criar um ciclo virtuoso e ajudar a ter uma equipe entusiasmada. Até mesmo uma dinâmica de grupo pode ajudar nesse momento.

Outra dica é coletar as perguntas sobre o assunto com antecedência. Isso pode ajudar em vários níveis: o gerente pode planejar sua palestra com mais eficiência e a equipe terá tempo para considerar ideias em vez de se esforçar para fazer perguntas no final.

4- RECAPITULE ANTES DE TERMINAR

Quando a reunião estiver prestes a terminar, peça a todos que recapitulem os itens de ação que serão responsáveis por implementar.

Essa é uma maneira de garantir que todos entendam quem está lidando com o quê e mostra a necessidade de acompanhar toda a reunião de maneira atenta.

Essa clareza extra é muito útil quando você não consegue ver expressões faciais ou linguagem corporal favorável durante a reunião. Por isso, fique atento a todos para saber o que se passa no ambiente naquele momento. E se não conseguir identificar isso: pergunte!

5- APRENDA COM OS ERROS DAS REUNIÕES ANTERIORES

Aprenda a melhorar as reuniões de negócios da sua empresa analisando as apresentações anteriores. Concentrar-se no que você fez de errado na última vez pode ser um caminho certeiro para ter reuniões produtivas no futuro.

Outra ideia é pedir feedback das pessoas que participaram da reunião e seguir com suas sugestões de melhoria. Lembre-se que essa é uma das dicas para uma boa reunião de trabalho que não pode ficar de fora da sua lista.

 

Author:
Andre Barral
About:
Gerente de Atendimento ao Cliente, Consultor de ICT (Tecnologia da Informação e Comunicação), Coaching em Projetos de TI, Administrador de Empresas, Palestrante.
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